Linee Guida sul trattamento dei dati personali per i Consulenti Tecnici d’Ufficio: il Vademecum del Tribunale di Viterbo

Con una recente comunicazione (Prot. n. 1030 del 27 Aprile 2018) la Presidente del Tribunale di Viterbo, dottoressa Maria Rosaria Covelli, trasmette ai presidenti degli Ordini Professionali la delibera n. 46/2008 del Garante della Privacy, contenente le Linee Guida in materia di trattamento dei dati personali dei consulenti tecnici d’ufficio e dei periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero.
Assieme a queste Linee Guida, precedentemente già inviate ai professionisti, viene inviato anche un Vademecum che il Tribunale di Viterbo ha predisposto recentemente per favorire e semplificare l’attuazione di tale delibera.

La presidente del Tribunale di Viterbo invia la comunicazione relativa alle Linee Guida sul trattamento dei dati personali da parte dei Consulenti Tecnici d’ufficio e al Vademecum per l’attuazione di queste stesse Linee Guida ai presidenti degli Ordini Professionali degli Agrari, degli Assicurativi, degli Assistenti Sociali, dei Biologi, degli Industriali, degli Infermieri, dei Pedagogisti, degli Psicologi, degli Architetti, dei Farmacisti, dei Consulenti del Lavoro, dei Geometri, dei Chimici e dei Fisici, dei Commercialisti, degli Attuari, degli Avvocati, dei Medici Veterinari, degli Ingegneri, degli Agronomi, dei Medici e degli Odontoiatri e dei Geologi. La comunicazione viene anche inviata, per conoscenza, ai Direttori amministrativi e ai Funzionari, alla dottoressa Donatella Pontani, addetta alla tenuta dell’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio presso il Tribunale di Viterbo e a tutti i giudici.

Linee Guida per il Trattamento dei Dati Personali per i Consulenti Tecnici d’Ufficio

Le già diffuse Linee Guida per il Trattamento dei Dati Personali per i Consulenti Tecnici d’Ufficio e gli ausiliari, contenute nella Delibera n. 46/2008 del Garante per la Privacy, dopo aver ribadito che l’attività dei consulenti tecnici è strettamente connessa e integrata all’attività giurisdizionale, con la quale condivide gli stessi compiti e le stesse finalità, richiama le norme civilistiche che si applicano a queste funzioni e le incombenze relative alla custodia della documentazione consegnata dall’ufficio giudiziario e dei dati personali in essa contenuti.
I professionisti nominati consulenti Tecnici d’Ufficio e iscritti in un apposito Albo sono tenuti a seguire le norme indicate nel Codice Civile per lo svolgimento delle funzioni e delle istruzioni assegnate dall’autorità giudiziaria.
I CTU devono altresì rispettare i principi vigenti per la protezione dei dati personali quali la liceità, la finalità, la sicurezza e la pertinenza e sono tenuti a specifiche regole e a specifici obblighi, legati alla tutela della segretezza e della riservatezza degli atti processuali, per quanto riguarda la comunicazione dei dati personali trattati.
Specifiche misure sono previste anche per la sicurezza e la conservazione dei dati personali, sia da parte del professionista che ha ricevuto un incarico dall’autorità giudiziaria, sia da parte di suoi eventuali collaboratori.
I principi di liceità e le disposizione in materia di misure di sicurezza volte alla protezione dei dati stessi, devono essere tenuti in considerazione e rispettati anche dal Consulente Tecnico d’Ufficio che:

• può trattare lecitamente i dati personali nei limiti in cui ciò è necessario per il corretto adempimento dell’incarico ricevuto da parte del difensore;
• può acquisire e utilizzare solo i dati personali comunque pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite con l’incarico ricevuto;
• può acquisire e utilizzare solo i dati personali comunque pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite con l’incarico ricevuto, avvalendosi di informazioni personali e di modalità di trattamento proporzionate allo scopo perseguito;
• salvo i divieti di legge posti a tutela della segretezza e della riservatezza delle informazioni acquisite nel corso del procedimento giudiziario, e i limiti e i doveri derivanti dal segreto professionale e dal fedele espletamento dell’incarico ricevuto, può comunicare a terzi dati personali solo dove ciò risulti necessario per finalità di tutela dell’assistito;
• relativamente ai dati personali acquisiti e trattati nell’espletamento dell’incarico ricevuto da una parte, assume personalmente le responsabilità e gli obblighi relativi al profilo della sicurezza, prescritti dal Codice; quando l’incarico comporta il trattamento con strumenti elettronici di dati sensibili o giudiziari, è tenuto a redigere il documento programmatico sulla sicurezza;
• deve incaricare per iscritto gli eventuali collaboratori addetti alla custodia e al trattamento dei dati personali, anche se adibiti a mansioni di carattere amministrativo, impartendo istruzioni precise sulle modalità e l’ambito del trattamento loro consentito.

Vademecum per la corretta attuazione della delibera 46/2008 del Garante per la Privacy

Il Vademecum del Tribunale di Viterbo, recentemente emanato per offrire indicazioni operative in merito all’attuazione delle Linee Guida sul trattamento dei dati personali da parte dei Consulenti Tecnici d’Ufficio, sottolinea che il Garante per la Privacy ha emanato la Delibera 46/2008 per offrire un quadro unitario di misure e di interventi per definire le modalità di trattamento dei dati personali da parte dei Consulenti Tecnici d’Ufficio.
Queste Linee Guida forniscono indicazioni di natura generale ai professionisti nominati consulenti tecnici e periti dall’autorità giudiziaria nell’ambito dei procedimenti civili, penali e amministrativi, insieme alle indicazioni per la gestione delle informazioni raccolte e per la gestione degli archivi.
I consulenti tecnici e i periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero coadiuvano e assistono l’autorità giudiziaria nello svolgimento delle proprie funzioni, quando ciò si rende necessario per compiere atti o esprimere valutazioni che richiedono particolari e specifiche competenze tecniche. L’attività svolta dai consulenti tecnici e dai periti è strettamente connessa e integrata con l’attività giurisdizionale, di cui mutua i compiti e le finalità istituzionali. I consulenti tecnici e i periti, infatti, operando su incarico di autorità giudiziaria, talvolta più di una e per giudizi differenti, vengono a conoscenza e accumulano una grande quantità di dati personali.
Le indicazioni di cui alle richiamate linee guida, ad ogni modo, non incidono sulla attività e gli adempimenti processuali che gli ausiliari devono rispettare nello svolgimento delle attività e nell’adempimento degli obblighi derivanti dall’incarico e dalle necessarie istruzioni ricevuti dall’autorità giudiziaria, come disciplinati dalle pertinenti disposizioni codicistiche.
Nelle stesse linee guida sono state anche formulate alcune indicazioni applicabili anche ai trattamenti di dati personali effettuati dai soggetti nominati consulenti tecnici dalle parti private. Di regola, nell’espletamento dell’attività posta in essere su incarico dell’autorità giudiziaria, il consulente e il perito vengono a conoscenza e devono custodire, contenuti nella documentazione consegnata dall’ufficio giudiziario, anche dati personali di soggetti coinvolti a diverso titolo nelle vicende giudiziarie (quali le parti di un giudizio civile o le persone sottoposte a procedimento penale), e possono acquisire altre informazioni di natura personale nel corso delle operazioni come richiesta di chiarimenti alle parti, assunzione di informazioni presso terzi, richiesta di notizie all’imputato, alla persona offesa o ad altre persone, con la conseguenza che l’attività dell’ausiliario comporta il trattamento di diversi dati personali, talvolta di natura sensibile o di carattere giudiziario di uno o più soggetti, persone fisiche o giuridiche.
A tali trattamenti, in quanto direttamente correlati alla trattazione giudiziaria di affari e di controversie, si applicano le norme del Codice relative ai trattamenti effettuali presso gli uffici giudiziari di ogni ordine e grado “per ragioni di giustizia”.

Le Linee Guida illustrano quindi le regole per i periti e i consulenti tecnici ponendo particolare rilevanza sulle questioni di seguito indicate:

• nelle informative al magistrato occorrerà indicare solo dati necessari per adempiere all’incarico ricevuto;
• occorrerà conservare a tempo le informazioni raccolte;
• l’incrocio di dati sarà possibile solo su autorizzazione della magistratura;
• occorrerà adottare rigorose misure per evitare che i dati vengano indebitamente divulgati;

In particolare, gli ambiti considerati dalle linee guida sono:

• Trattamento dei dati. Il consulente e il perito possono raccogliere e trattare lecitamente dati personali nei limiti in cui è necessario per adempiere all’incarico ricevuto e solo nell’ambito dell’accertamento demandato. Le relazioni e le informative fornite al magistrato ed eventualmente alle parti non devono né riportare dati, “specie se di natura sensibile o di carattere giudiziario o comunque di particolare delicatezza”, non pertinenti all’oggetto della perizia, né contenere informazioni personali di soggetti estranei al procedimento;
• Conservazione e cancellazione dei dati. Una volta espletato l’incarico, al di fuori delle ipotesi stabilite per legge o da specifiche autorizzazioni del magistrato, il consulente e il perito non possono, quindi, conservare in originale o in copia, in formato elettronico o su carta, le informazioni personali raccolte nel corso dell’incarico;
• Comunicazione delle informazioni. Eventuali comunicazioni di dati a terzi, se ritenute indispensabili per le finalità dell’indagine, devono rispettare quanto stabilito per legge o essere preventivamente autorizzate dal magistrato;
• Misure di sicurezza. Fino al momento della consegna al giudice o al pubblico ministero delle risultanze dell’attività svolta, consulenti e periti sono obbligati ad adottare misure tecniche ed organizzative per evitare una indebita divulgazione delle informazioni o la loro perdita o distruzione.

La presidente del Tribunale di Viterbo, in relazione agli aspetti citati sopra, raccomanda, infine, ai periti e ai consulenti tecnici di espletare l’incarico ricevuto in armonia con quanto indicato nelle Linee Guida del Garante per la Privacy.