Approfondimento 26/5/2020 Fondazione Studi: la mediazione civile online

L’Approfondimento del 26 Maggio 2020 della Fondazione Studi chiarisce le modalità per la gestione telematica dei procedimenti di medizione civile e commerciale, ai sensi del Decreto Legge 18/2020, cosiddetto Decreto Cura Italia, convertito nella Legge 83/2020.

L’Organismo di Mediazione Civile e Commerciale Consulenti del Lavoro – OMCC, in considerazione a quanto previsto dal cosiddetto decreto “Cura Italia”, convertito in legge n. 27 del 24 aprile 2020, art. 83, co. 20 bis, – ha la possibilità di gestire i procedimenti di mediazione in modalità telematica, integrando così il più ampio servizio di mediazione offerto.

A tal proposito, il presente Organismo si dota delle seguenti regole comportamentali:

• È possibile attuare tale procedura esclusivamente qualora tutte le parti in mediazione siano d’accordo e manifestino esplicitamente il proprio consenso a questa modalità di gestione della risoluzione del conflitto. È ammessa la mediazione online anche nei casi in cui, una parte o più parti, partecipano in videoconferenza e l’altra o le altre, previo consenso, partecipino fisicamente alla presenza del mediatore presso la sede dell’Organismo.
• L’OMCC si fa garante della riservatezza e sicurezza di dati e informazioni scambiate tra le parti, utilizzerà una piattaforma informatica che garantirà il contraddittorio e, allo stesso tempo, consentirà di attivare più stanze virtuali per effettuare le sedute riservate.
• Viene richiesto ad ogni parte presente in mediazione di rinunciare per iscritto ad eccepire nullità connesse alla forma di svolgimento a distanza adottata. Le parti si impegnano inoltre, per iscritto, a non registrare o videoregistrare il contenuto dell’incontro, e, a non permettere la partecipazione occulta a nessun soggetto se non esplicitamente ammesso con il consenso di tutte le parti. Tali obblighi e rinunce vengono esplicitati alle parti dal mediatore in fase di monologo introduttivo e sono inoltre riportati nei verbali di mediazione.
• È consentita unicamente la presenza del mediatore ed eventuali mediatori tirocinanti, delle parti e di loro assistenti, dei legali ed eventualmente del personale di segreteria dell’organismo. È permessa la presenza di soggetti terzi, se ritenuti utili al procedimento, solo con il consenso espresso di tutte le parti. È fatto divieto di far presenziare altri soggetti in forma occulta alla mediazione on line.

Piattaforma Informatica e modalità attuative

• La Mediazione in videoconferenza permette agli utenti di gestire la procedura di mediazione dalla propria sede, senza la necessità di accedere fisicamente ai locali dell’Organismo.
• L’OMCC metterà a disposizione come piattaforma il software ZOOM (https://zoom.us/), accessibile da qualsiasi postazione informatica (computer fisso, smartphone o notebook), collegata ad internet
• preferibilmente tramite connessione veloce e stabile (ADSL, 4G o superiori). È necessario che lo strumento informatico utilizzato sia corredato di webcam, microfono e cuffie/casse audio.
• La piattaforma dell’Organismo è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla normativa di riferimento.
• L’Organismo, una volta ottenuto il consenso alla procedura in modalità telematica da tutte le parti, invierà alle medesime, le procedure di accesso con link alla piattaforma, l’indirizzo della stanza a cui accedere, ogni informazione utile per poter accedere alla piattaforma in autonomia inviando le credenziali di accesso.
• L’Organismo, mette ad ogni modo a disposizione un recapito telefonico, per assistere ogni parte nelle fasi di accesso e utilizzo della piattaforma.
• Sarà pertanto indispensabile, in fase di adesione esplicita a tale modalità, fornire alla segreteria un contatto email o PEC oltre che un recapito telefonico di ogni parte, in modo che sia agevolata la comunicazione in caso di difficoltà di utilizzo della piattaforma.

Procedura di mediazione telematica

• Ogni procedura di mediazione telematica, dal primo incontro al verbale di conclusone della mediazione, avviene online attraverso l’utilizzo della piattaforma https://zoom.us/. Secondo una procedura controllata e in modalità riservata.
• Il mediatore, faciliterà il dialogo tra le parti tramite l’utilizzo di diverse stanze virtuali, che consentiranno lo svolgimento sia delle sedute comuni che riservate. Anche nella modalità online vengono messe in atto le medesime politiche di sicurezza e riservatezza adottate nelle modalità in presenza.
• Oltre alle sedute riservate tra le parti e il mediatore, le parti, avranno anche la possibilità di trasmettete al mediatore tutta la documentazione che desiderano e che ritengono utile, con richiesta di non renderla nota alla controparte.
• Il mediatore deve accertarsi, dandone atto nel verbale, dell’identità delle parti visionando i documenti di identità che le parti avranno precedentemente inviato alla segreteria in copia fotostatica e che esibiranno su richiesta del mediatore, in originale, a favore della webcam.
• Il mediatore il questa fase si accerta della disponibilità della propria firma digitale e di quella dei soggetti che sottoscrivono i verbali, coordinandosi con le parti circa le procedure utili alla corretta sottoscrizione a distanza.
• I mediatori tirocinanti partecipano alla videoconferenza mantenendo spenti il proprio microfono e la propria webcam, attuando un mero ascolto passivo. Ai soli fini della validità del tirocinio, il mediatore potrà a propria discrezione, in qualsiasi fase della videoconferenza, richiedere un cenno di riscontro dai mediatori tirocinanti al fine di accertarne la presenza nel corso del procedimento.
• La gestione della videoconferenza è nella piena disponibilità del mediatore che la gestisce in autonomia, facendosi eventualmente coadiuvare dal personale di segreteria dell’Organismo o da altro co-mediatore. Il mediatore ha pieno controllo sulle funzionalità della piattaforma e può attivare o escludere i singoli utenti o “spostare” le parti in stanze virtuali separate per eseguire le sessioni riservate tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa. Le parti possono parlare in via riservata con il mediatore, nell’ambito delle sessioni separate, e possono inoltre trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte.

Verbale di mediazione e accordo di conciliazione: procedura di sottoscrizione

Per la firma dei verbali e dell’eventuale accordo è necessario procedere nel seguente modo: